Proforma fatura nedir?
Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce alıcıya gönderilen, malın ya da hizmetin tutarını ve koşullarını gösteren teklif niteliğinde bir belgedir. Alıcı bu belgeyle ödemesini planlar, siparişini onaylar ya da avans öder. Proforma bir vergi belgesi değildir: muhasebe kaydına ve KDV beyanına esas alınmaz, e-Fatura ya da e-Arşiv olarak GİB’e gönderilmez. Satış gerçekleştiğinde ayrıca fatura düzenlenir.
Proforma faturada neler bulunur?
- Düzenleyenin adı, adresi ve vergi kimlik numarası
- Alıcının adı, adresi ve (varsa) vergi kimlik numarası
- Belge numarası, düzenleme tarihi ve geçerlilik süresi
- Mal ya da hizmetin adı, miktarı, birimi, birim fiyatı ve KDV oranı
- Ara toplam, KDV oranlarına göre KDV tutarları ve genel toplam
- Ödeme ve teslim koşulları (not olarak)
Toplamlar nasıl hesaplanır?
Her kalemde Tutar = Miktar × Birim fiyat, KDV = Tutar × KDV oranı olarak hesaplanır ve kuruşa yuvarlanır. Ara toplam kalem tutarlarının, KDV toplamı kalem KDV’lerinin toplamıdır; Genel toplam = Ara toplam + KDV. Farklı KDV oranlı kalemler için KDV, oran bazında ayrı satırda gösterilir.
| Kalem | Miktar × Fiyat | Tutar | KDV |
|---|---|---|---|
| Pamuklu iş tulumu | 40 × 850,00 ₺ | 34.000,00 ₺ | %10 → 3.400,00 ₺ |
| Logo nakış uygulaması | 40 × 75,00 ₺ | 3.000,00 ₺ | %20 → 600,00 ₺ |
Örnek 1: Farklı KDV oranlı iki kalem
Yukarıdaki tabloda ara toplam 37.000,00 ₺, KDV %10 için 3.400,00 ₺ ve %20 için 600,00 ₺’dir. Genel toplam 41.000,00 ₺ olur. Aracı açtığınızda gördüğünüz örnek bu hesaptır.
Örnek 2: Döviz cinsinden proforma
İhracat öncesi bir alıcıya 500 adet × 4,20 USD fiyat veriyorsanız para birimini USD seçin; tutar 2.100,00 USD olarak gösterilir. İhracat teslimlerinde KDV istisnası uygulanıyorsa kalemlerde KDV oranını %0 seçin.
PDF olarak nasıl kaydedilir?
Yazdır / PDF olarak kaydet düğmesine basın; açılan yazdırma penceresinde yazıcı olarak “PDF olarak kaydet” seçin. Yazdırırken yalnız önizlemedeki belge çıkar; sitenin menüsü ve form alanları sayfaya basılmaz. Girdiğiniz bilgiler tarayıcınızdan çıkmaz, hiçbir yere kaydedilmez.
Sık yapılan hatalar
- Proformayı fatura yerine kullanmak: proforma ile mal teslim edilemez, gider ya da KDV indirimi yapılamaz. Satış gerçekleşince fatura kesilir.
- Geçerlilik süresi yazmamak: fiyatların hangi tarihe kadar geçerli olduğu belirtilmezse sonradan fiyat farkı tartışması çıkabilir.
- KDV dahil fiyatı birim fiyat olarak girmek: birim fiyat KDV hariç girilir; KDV ayrıca hesaplanır.
- Proforma numarasını fatura serisiyle karıştırmak: proformaya fatura serisinden ayrı bir numara (ör. PRF-2026-001) verin.
